Cursus
Helpdesk
Vraag en antwoord
Systeemeisen

Cursus

Om u optimaal gebruik te laten maken van de software, bieden wij een cursus aan. Deze cursus wordt gegeven op ons kantoor in Apeldoorn en duurt ongeveer één dagdeel.

Tijdens de cursus leert u hoe u stoffen kunt aanmelden, bestellen en koppelen aan werkplekken. Bovendien leert u hoe u werkplekinstructiekaarten kunt afdrukken of publiceren naar HTML (intranet), en hoe u wettelijke stoffenregisters en overzichten per stof of per werkplek kunt afdrukken.

Helpdesk

Na het volgen van de cursus kunt u gemakkelijk zelf aan de slag met Toxic.nl. Mocht u echter nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met onze Helpdesk.

De helpdesk is bedoeld om u te informeren over:

het softwarepakket (dus over installatie, updates, downloads, instellingen van Windows etc. Deze informatie kunt u ook online opvragen
de geleverde gegevens van stoffen
wat te doen bij storing
U kunt terecht op onze internetsite (FAQ-databank), ons e-mailen (foutenlogbestand of uw database) en telefonisch contact met ons opnemen.

Vraag en antwoord

Hieronder vindt u in vraag-en-antwoord-vorm handige informatie en nuttige tips rond het gebruik van Toxic.nl.

Software

Welke voorkennis is vereist? En met welke inwerktijd moet ik rekening houden?
Als u met Windows kunt omgaan, kunt u al in een paar minuten met het programma werken. Al na een paar uur bent u volledig vertrouwd met de software.

Kan ik het programma zelf installeren?
Ja. Dankzij de 'Autorun CD' wordt de installatie automatisch opgestart. Bovendien wordt er een duidelijke installatiehandleiding meegeleverd.

Zit er een helpfunctie in het pakket?
Toxic.nl kent een zeer uitgebreide helpfunctie, inclusief index met trefwoorden en praktijkvoorbeelden.

Is er telefonische ondersteuning?
Ja, een onderhoudsabonnement geeft u recht op telefonische ondersteuning van de helpdesk.

Hoe gebruikersvriendelijk is het pakket?
Standaard is het pakket meertalig waaronder Nederlands. Het programma heeft een zeer uniforme gebruikersinterface en geeft een zeer groot inzicht in het managementsysteem. De Windows-uniformiteit in handelingen is aanwezig en u hebt keuze uit gebruik van het toetsenbord, knop of menuregel. Bij bestelling van het softwarepakket dient u minimaal één deelnemer op te geven voor de gebruikerscursus.

Hoe worden de gegevens opgeslagen?
Alle informatie wordt in een centraal bestand opgeslagen (Microsoft Access-database).

Welke afdrukmogelijkheden zijn er?
Alle rapportages zijn in het programma gedefinieerd. U kunt denken aan stoffenkaarten, registers en allerlei overzichten. Het is ook mogelijk Werkpleketiketten af te drukken (zowel vanuit het programma als vanuit het resultaat in HTML). Hierop kan de gebruiker invloed uitoefenen voor wat betreft lettertypen en -grootte, marges en bedrijfslogo. Verder heeft elk rapport de universele RTF-bestandsindeling, zodat de gebruiker in staat is zelf het document aan te passen (niet aanbevolen). Het aantal rapportages wordt geregeld uitgebreid en via updates verspreid. De gebruiker kan echter zelf geen nieuwe rapportages toevoegen.

Hoe flexibel zijn de registers in gebruik?
Voor de wettelijke registers zijn in het softwarepakket standaard rapportages aanwezig, die gangbaar zijn voor de inspecties en de deskundigen. Hierin wordt door Toxic.nl zoveel mogelijk de landelijk geaccepteerde werkwijze gevolgd en zonodig bijgesteld. Het register wordt opgebouwd in cellen en wordt als RTF-document opgesteld. Dit RTF-document kan zowel in Word als Excel worden gebruikt en aanpast aan de eigen wensen (bijvoorbeeld het jaarlijks overzicht). Zowel binnen Word als Excel zijn standaard diverse sorteermogelijkheden aanwezig. Tevens kunt u zowel in Word als Excel extra velden opnemen voor specifieke bedrijfsinformatie. Wel wijzen wij u erop dat het strafbaar is onderdelen uit registers te verwijderen.

Kunnen er vrije teksten worden opgenomen?
Ja, per stof is een apart tekstveld aanwezig waarin u zelf vrije tekst kunt opnemen. Deze wordt dan standaard op de werkplekkaart afgedrukt.

Wat is het verschil tussen Cross Approach® en de Toxic.nl-software?
Cross Approach® is uitgebreider, duurder, en vooral geschikt voor ondernemingen waar integratie met (kwaliteits-, arbo- en milieu)managementsystemen gewenst is. De Toxic.nl-software is beperkter en gericht op registratie van gevaarlijke stoffen.

Is het mogelijk een werkplekkaart in een andere taal (en voor een ander land) beschikbaar te hebben?
Nee, dat is niet zomaar mogelijk. Voor een werkplekkaart kan elk land eigen richtlijnen kan bepalen voor blootstelling. Nederlandse gegevens kunnen daarom niet zomaar worden vertaald ten behoeve van gebruik in een ander land. Hierbij dient men altijd rekening te houden met de geldende wettelijke regels van dat land (bijv. MAC-waarden).

Is het mogelijk een werkplekkaart in een andere taal (voor gebruik in Nederland) beschikbaar te hebben?
Ja, dat is mogelijk maar vergt wel de nodige inspanning. Wettelijk dient u een werkplekkaart in de Nederlandse taal beschikbaar te hebben. Indien u voor buitenlandse werknemers een werkplekkaart in een andere taal wilt hebben, heeft u twee mogelijkheden: 1) U wilt een Engels- of Spaanstalige kaart: U drukt de werkplekkaart af nadat u de taal op Engels of Spaans heeft ingesteld. De lay-out is dan al op de betreffende taal aangepast, daarna kunt u de tekst (laten) vertalen en de wijzigingen in het Word-document opslaan.
TIP: Indien u de betreffende teksten heeft (laten) vertalen kunt u deze ook in de standaard teksten opnemen, en daarmee een nieuwe kaart maken. Doordat nu ook de bronteksten in het programma staan, kunt u daarna onbeperkt kaarten afdrukken zonder dat u het origineel kwijt raakt. 2) Elke andere taal: Druk de werkplekkaart af en laat het Word-document vertalen. U kunt het resultaat daarna weer (als informatiedrager) opslaan in het pakket (indien u software opwaardeert naar Cross Approach). U dient er wel voor te zorgen dat bij wijzigingen de vertaalde werkplekkaarten ook aangepast worden.

Dienstverlening Toxic.nl

Voor hoelang ga ik de overeenkomst aan?
De overeenkomst geldt voor één jaar. Jaarlijks wordt deze stilzwijgend met telkens een jaar verlengd. Verlengt u de overeenkomst niet, dan blijven het beheerprogramma en de gegevens u gewoon ter beschikking staan. Ze worden alleen níet meer bijgehouden.

Wat gebeurt er als ik mijn abonnement voor stoffeninformatie stopzet?
In dat geval worden de gegevens na het jaar niet meer bijgewerkt. Betaalt u wel het onderhoudsabonnement voor de beheersoftware, dan ontvangt u wel de updates van het programma.

Wat is het voordeel van een abonnement?
Met een abonnement worden wijzigingen (ook tussentijds) in de door u afgenomen stoffen via de software en via de website aan u doorgegeven. Uw informatie is dus altijd actueel. Bovendien zijn met een abonnement de vervolgjaren goedkoper.
Informatie

Waar staat MSDS voor?
MSDS staat voor Material Safety Data Sheet. Zo'n sheet bevat informatie van de producent/fabrikant. Een andere naam is ook wel VIB (VeiligheidsInformatieBlad). Deze informatie is nodig om een werkplekinstructiekaart aan te maken.

Is er een landelijk meldpunt gevaarlijke stoffen?
Er is geen centraal meldpunt voor gevaarlijke stoffen. Wel is er een speciaal informatiepunt voor artsen, om zich op medisch vlak op de hoogte te kunnen stellen van de schadelijkheid van stoffen en mogelijke (contra) medicaties.

De door mij gevraagde stof staat niet in de database. Wat nu?
U kunt deze stof eenvoudig aanmelden. De stof wordt dan ook bij uw selectie opgeslagen en deze wordt nageleverd.

Wat moet ik doen als ik niet weet om hoeveel stoffen het gaat?
Met uw voorlopige code kunt u alvast uw bestelling (grotendeels) klaarzetten. U heeft dan een indicatie van het benodigde aantal stoffen. Begin met een reëel aantal stoffen. U kunt uw abonnement altijd aanpassen, maar houd wel rekening met vertraging omdat u in dat geval eerst een aangepaste overeenkomst moet ondertekenen en terugsturen.

Hoe worden stoffen in de databank geactualiseerd?
Belangrijk voor de werkplekinformatie is de samenstelling in combinatie met de laatste Nederlandse wetgeving. Deze worden continu bijgehouden en indien er wijzigingen zijn ook onderhouden. Om die reden kan het voorkomen dat de gevalideerde werkplekinformatie andere informatie bevat dan het originele MSDS. Tevens is een tweede initiatief gestart, namelijk MSDS.NL. Hierin worden de MSDS bladen opgeslagen van de producten die als nieuwe stof bij Toxic.nl zijn aangemeld. Registratie vindt plaats op basis van opsteldatum van het MSDS-blad. Deze datum wordt actief bewaakt. Overigens ligt de datum voor Toxic.nl op 3 jaar, bij oudere bladen wordt contact met de leverancier opgenomen.

In hoeverre is de databank van Toxic.nl dekkend?
In feite niet relevant. Van elke gangbare stof met een actueel MSDS-blad wordt gevalideerde werkplekinformatie samengesteld indien deze stof bij Toxic.nl wordt aangemeld. De database wordt daardoor up-to-date gehouden met de actuele en nieuwe aanvragen van gebruikers.

Maakt het uit in welk land de leverancier zit?
In principe nee: Indien het een EG-land betreft zijn de MSDS-bladen gestandaardiseerd en kunnen alle actuele Nederlandstalige bladen worden gebruikt. Op basis van de samenstelling wordt de werkplekinformatie opgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met de laatste Nederlandse richtlijnen (o.a. MAC-waarde lijst). Hetzelfde geldt voor bladen van buiten de EG. Overigens dienen alle stoffen binnen de EG voorzien te zijn van een toelating, en dat is alleen weer mogelijk als daar informatie beschikbaar is die aan de EG-richtlijnen voldoet. Is er geen EG-toelating dan is deze stof wettelijk verboden.

Is het mogelijk een VIB in een andere taal beschikbaar te hebben?
Nee, dat is niet mogelijk omdat: a) Toxic.nl geen volledige VIB (=MSDS) informatie bevat (verantwoordelijkheid leverancier); b) Alleen de programma-interface omgeschakeld kan worden (Nederlands, Engels en Spaans).
TIP: Indien u een VIB of MSDS in een andere taal wilt hebben, kunt u daarom verzoeken bij de producent. Binnen de EG zijn vrijwel alle MSDS-bladen in verscheidene talen beschikbaar.

Offerte

Wat moet ik doen als ik niet weet om hoeveel stoffen het gaat?
Met uw voorlopige code kunt u alvast uw bestelling (grotendeels) klaarzetten. U heeft dan een indicatie van het benodigde aantal. Begin met een reëel aantal stoffen. U kunt uw abonnement altijd aanpassen, maar houd wel rekening met vertraging omdat u in dat geval eerst een aangepaste overeenkomst moet ondertekenen en terugsturen.

Wanneer moet ik gaan betalen?
Zolang u met een voorlopige code werkt, krijgt u geen factuur. U krijgt echter ook geen gegevens geleverd. Gegevens kunt u pas bestellen nadat u de ondertekende offerte/overeenkomst aan Toxic.nl hebt teruggestuurd. Nadat wij de door ondertekende offerte/overeenkomst hebben ontvangen, sturen we u per post het softwarepakket en de factuur toe.
Gegevens

Waarom kan ik op deze site geen informatie vinden over stoffen?
De gegevens van Toxic.nl zijn auteursrechtelijk beschermd en dienen daarom vóór gebruik aangekocht te worden. Daarnaast is de informatie pas zinvol in combinatie met uw bedrijfsinformatie, zoals de locatie(s) in uw bedrijf waar een stof gebruikt wordt. Dus algemeen ter beschikking stellen zou zinloos zijn.

Ik krijg MSDS van de leverancier. Dit is toch voldoende?
Elke fabrikant is verplicht om stoffen te leveren met MSDS. Een MSDS dient om deskundigen te informeren. Er blijven bij een MSDS verschillende interpretaties mogelijk. Bovendien bevat het MSDS niet alle informatie die nodig is voor een werkplekinstructiekaart.

Volgens welke richtlijn wordt de validatie uitgevoerd?
Wij baseren ons, voor wat betreft de etikettering, op:
richtlijn 67/548 (en aanvullingen) uit de Stoffenrichtlijn, waarbij wij specifiek te maken hebben met Bijlage I: een overzicht van met name genoemde stoffen of stofgroepen en hun etikettering met eventueel de van toepassing zijnde concentratiegrenzen en Bijlage VI, die de criteria bevat voor de in deze richtlijn genoemde gevaarcategorieën;
richtlijn 88/379 (en aanvullingen) van de Preparatenrichtlijn. Voor de veiligheidstechnische informatie zijn door ons speciale modellen ontwikkeld, die zoveel mogelijk gekoppeld worden aan de etikettering zoals wij die berekend hebben
De validatie wordt als volgt uitgevoerd:
Overnemen van (bijna) alle gegevens van MSDS-blad. Sommige informatie wordt iets ingekort zodat alles in overzichtelijke tabelvorm kan worden weergegeven.
Op basis van de samenstelling (hiervoor zijn CAS-nummer en percentage nodig) worden de wettelijk verplichte R-zinnen toegevoegd aan de werkplekinstructiekaart (WIK).
Op basis van de R-zinnen worden de juiste WMS-pictogrammen, risico's en preventie-maatregelen toegevoegd aan de WIK.
Op basis van de R-zinnen wordt de kankerverwekkend/mutageen/reprotoxisch-informatie toegevoegd aan de WIK.
Op basis van de aanwezige preventie- en EHBO-maatregelen worden de juiste gebods- en verbods-pictogrammen toegekend.
De gegevens worden opnieuw gevalideerd volgens de bovenvermelde procedure:
Bij aanleveren door klant of fabrikant van een gewijzigd MSDS-blad.
Bij gewijzigde regelgeving die van toepassing is op de stof of het preparaat.
Uiterlijk 3 jaar na de vorige validatie. In dat geval wordt er bij de fabrikant een nieuwe MSDS-blad opgevraagd.
Is de inventarisatie van de risico's van het werken met chemische producten wettelijk verplicht?
Ja, bedrijven zijn niet alleen verplicht om deze stoffen te registreren (artikel 4.2 en 4.13 arbobesluit), maar ook om de risico's van het werken met deze stoffen in kaart te brengen door middel van een beoordeling of meting (artikel 4.9). Daarnaast dienen werknemers van deze risico's op de hoogte te worden gebracht (artikel 4.9).

Wettelijke zaken

Waarom moet er alsnog een toetsing door een arbodeskundige plaatsvinden?
Zoals inzichten over stoffen kunnen veranderen, zo kunnen ook de omstandigheden in een bedrijf verschillend zijn. Een stof blijft daardoor uiteraard hetzelfde (bijv. thinner), maar het maakt wel degelijk uit of een werknemer 5 minuten per week kleine onderdelen schoonmaakt, of gedurende enkele uren een groot object staat schoon te maken. Bij een risico-inventarisatie worden deze situaties in beeld gebracht en worden er richtlijnen verstrekt.

Systeemeisen

Gelden er bijzondere systeemeisen voor het softwarepakket?
Om met het beheerprogramma te kunnen werken, dient u de beschikking te hebben over een computer met Windows 2000 Professional of hoger. Om gegevens te kunnen downloaden, dient u te beschikken over internettoegang.